Whistleblowing-direktiivin noudattaminen

Tänä syksynä astuu voimaan whistleblowing-direktiivin mukainen kansallinen lainsäädäntö. Laki velvoittaa yrityksiä, eikä sen soveltamisesta voi poiketa esimerkiksi sopimuksin. Lue alta Juuriharja Consulting Group Oy:n Erika Heiskasen kirjoitus siitä, mitä laki käytännössä tarkoittaa.

Milloin kanava, prosessit ja hallinto on oltava kunnossa?

Aikataulussa on porrastus: 250 henkeä tai enemmän työllistävien organisaatioiden on otettava kanava käyttöön ja järjestettävä myös siihen liittyvä hallinto kuntoon 17.12.2021 mennessä. Pienemmillä, 50-249 henkeä työllistävillä organisaatioilla, on aikaa kaksi vuotta enemmän. Tietyillä toimialoilla, kuten tilitoimistoilla, koolla ei ole merkitystä, vaan kaikkien toimijoiden on järjestettävä sidosryhmilleen mahdollisuus tehdä whistleblowing-ilmoitus.

Mikä on keskeistä?

Direktiivin ydin on whistleblowereiden eli ilmoittajien suojeleminen syrjinnältä ja kostotoimenpiteiltä. Suojelu koskee työsuhteessa olevien lisäksi työnhakijoita, aikaisempia työntekijöitä, sekä mm. alihankkijoita. Ilmoittaminen on siis mahdollistettava myös monelle ulkoiselle sidosryhmälle. Keskeisenä suojelun keinona on ilmoittajan identiteetin luottamuksellisuus. Ilmoittajan identiteettiä on suojeltava vahvasti, eivätkä esimerkiksi sähköposti tai intranet täytä näitä vaatimuksia.

Lisäksi

  • Ilmoittajan kanssa on kommunikoitava tutkinnan aikana tietyissä aikarajoissa
  • Ilmoitusten käsittely on toteutettava ammattimaisesti ja prosessi on määriteltävä
  • Henkilöstö on koulutettava (oikeudet ja velvollisuudet)
  • GDPR-määrittelyt on hoidettava kuntoon

Tuleeko ilmoituksia tulvan lailla?

Seuraamme First Whistle -ilmoituskanavamme yhteistilastoa, keräämme kokemuksia asiakkailtamme ja keskustelemme kokemuksista monissa kansainvälisissä yhteyksissä. Ilmoitusten määrässä on organisaatio- ja toimialakohtaista vaihtelua jonkin verran, mutta keskimäärin ilmoituksia tulee vuodessa noin 1 ilmoitus / 500 henkeä kohti. Eli jos organisaatiossa on 5 000 työntekijää, ilmoituksia tulee n. 10 kappaletta vuodessa, tai alle yksi ilmoitus kuukaudessa. Asiallisten ilmoitusten tulematta jääminen olisi yrityksille menetys.

Pienemmissä organisaatioissa on odotettavissa arviolta noin 0,5 ilmoitusta vuodessa 100 työntekijää kohden eli hieman enemmän suhteessa henkilöstön kokoon. Tämä johtunee siitä, että organisaatiossa on koosta riippumatta kuitenkin kaikki keskeiset toiminnot, joissa vahinkoja ja väärinkäytöksiä voi tapahtua. Voi käydä niinkin, että saatte ilmoituksen joka kolmas vuosi.

On mahdollista, että ensi keväänä tehdään keskimääräistä enemmän ilmoituksia, sillä whistleblowing tulee epäilemättä olemaan esillä mediassa. Näemme varmasti joitain ylilyöntejäkin.

Voiko kanavan avulla tehdä kiusaa?

Raporttien valossa näyttää siltä, että vahingontekotarkoituksessa tehdyn ilmoituksen todennäköisyys on pieni. Asiakkaittemme kokemukset seurailevat kansainvälisiä keskiarvoja: pahantahtoisia ilmoituksia tulee todella vähän.

On kuitenkin hyvä valmistautua ja varautua siihenkin mahdollisuuteen, että saadaan pahantahtoinen ilmoitus. Erityisesti on syytä huolehtia, että hallinto ja kaikki prosessit toimivat niin, että ne todistusvoimaisesti turvaavat organisaation etua ja suojaavat myös pahantahtoisesti mustamaalattua henkilöä vaikeassa tilanteessa.

Tahallisen pahantahtoisen ilmoituksen tekeminen johtaa vahingonkorvausvastuuseen.

Onko kaikki palvelut ostettava?

Ilmoituskanavaa on vaikea rakentaa itse niin, että se olisi direktiivin vaatimukset täyttävä ja taloudellisesti järkevä ratkaisu. Monessa kohdin on todennäköisesti lisättävä osaamista ja voi olla järkevää hankkia apua esimerkiksi käsittelyprosessin määrittelyyn, viestintään tai tutkinnan tekemiseen. On hyvä kuitenkin lähteä liikkeelle sillä asenteella, että asiat otetaan vähitellen haltuun ja kohta kohdalta työtä ryhdytään tekemään itse. On tärkeää, että organisaatiossa tiedetään, mistä asioista ilmoituksia tulee, sekä miten niitä tutkitaan ja käsitellään.

Artikkelin kirjoittaja: Erika Heiskanen, partneri, laillistettu psykologi, Juuriharja Consulting Group Oy

Miten whistleblowing-kanava otetaan käyttöön?

Sovi tapaaminen ja tutustu First Whistleen helposti Juuriharjan sivujen kautta tai lähetä kysymyksesi suoraan Erikalle osoitteeseen erika.heiskanen@juuriharja.fi.