Yhtiökokouksien pitäminen etänä

Tiesitkö, että yhtiökokouksen voi järjestää näin poikkeusaikoina myös etänä? Parhaillaan voimassa on väliaikainen laki, jolla koronapandemian takia yhtiöiden, osuuskuntien ja yhdistysten kokoukset voidaan järjestää turvallisesti etäyhteyksin ja valtuutettua käyttämällä. Hallitus esittää (He 117/2020) nyt jatkoa tälle laille. Poikkeusten voimassaoloa jatketaan ensi vuoden kesäkuun loppuun. Laki on tarkoitettu tulemaan voimaan lokakuun 2020 alussa. Väliaikainen sääntely on tällä hetkellä voimassa tämän vuoden syyskuun loppuun asti.

Yhtiöjärjestyksessä voidaan määrätä, että kokoukseen voidaan osallistua myös teknisen apuvälineen avulla. Tämä määräys on tavallinen julkisissa/listatuissa yhtiöissä, mutta harvinainen muissa yhtiöissä. Myös hallitus voi tehdä tästä päätöksen, jollei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin.

Edellytyksenä etäosallistumisen käyttämiselle on, että osallistumisoikeus ja ääntenlaskennan oikeellisuus voidaan selvittää tavallisessa yhtiökokouksessa noudatettaviin menettelyihin verrattavalla tavalla.

Mahdollisuudesta osallistua kokoukseen teknisen apuvälineen avulla on mainittava yhtiökokouskutsussa. Kokouskutsussa on myös mainittava, jos kokoukseen teknisen apuvälineen avulla osallistuvan osakkeenomistajan puhevallan käyttäminen on rajoitettua (siltä osin kuin tekninen toteutus asettaa sille rajoituksia).

On hyvä huomioida, että fyysinen kokous on silti aina järjestettävä – etäosallistumisella ei voi korvata kokouksen järjestämistä. Käytännössä voidaan menetellä esimerkiksi siten, että kokouspaikalla on läsnä kokouksen toimihenkilöt ja johdon edustus, ja muut osallistuvat etänä. Osakkaalla on halutessaan aina oikeus osallistua fyysiseen kokoukseen.

Jos yhtiökokouksen järjestäminen askarruttaa, EMUn asiantuntijat auttavat mielellään siihen liittyvissä asioissa – ota rohkeasti yhteyttä!

Lisätietoa Valtioneuvoston sivuilta: Yhtiöiden, osuuskuntien ja yhdistysten kokousten järjestämiselle etäyhteyksin ehdotetaan jatkoa