Tulorekisteri tulee – palkkahallinnon kuukausirutiinit uudistuvat täysin

Mikä on tulorekisteri?

Tulorekisteri on kansallinen sähköinen tietokanta, joka pitää sisällään yksilötasolla kaikki palkka-, eläke- ja etuustiedot. Tulorekisteri on lakisääteinen. Se tulee voimaan 1.1.2019 ja sitä ylläpitää Verohallinto. Tulorekisterin tavoitteena on sekä työnantajan hallinnollisen taakan keventäminen että toimeenpanon tehostaminen.

Ensi vuodesta lähtien kaikki palkkatiedot löytyvät yhteisestä tietokannasta

Kaikki palkkailmoitukset 1.1.2019 alkaen maksetuista palkoista tehdään maksukohtaisesti ja reaaliajassa tulorekisteriin viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Tulorekisteri korvaa eläkeyhtiöihin, Kelaan, Verohallintoon ja Työttömyysvakuutusrahastoon tehtävät palkkailmoitukset. Jatkossa viranomaistahot saavat kaikki tarvitsemansa tiedot suoraan Tulorekisteristä. Vuoden 2018 aikana maksetuista palkoista tehdään kuitenkin vielä palkkojen vuosi-ilmoitus 31.1.2019 mennessä.

Tulorekisteri koskee kaikkia palkanmaksajia: yrityksiä, yhdistyksiä, kotitalouksia, sijaismaksajia ja myös yrittäjän itselleen maksamaa palkkaa. Tulorekisteriin ilmoitettavissa palkoissa ei ole euromääräisiä rajoja, vaan kaikki tulot tulee ilmoittaa. Palkkatiedot voi lähettää joko suoraan palkanlaskentajärjestelmästä, tulorekisterin käyttöliittymän kautta tiedostona tai verkkolomakkeena. 1.1.2020 alkaen Tulorekisteriin ilmoitetaan myös etuudet ja eläketiedot, jolloin jokaisen kansalaisen näkymä omiin ansiotietoihin laajenee entisestään.

Mikä muuttuu ja miten?

Palkkahallinnon prosessit muuttuvat merkittävästi, kun tulorekisterin myötä siirrytään reaaliaikaiseen palkkailmoittamiseen. Tilitoimiston tulee varmistaa ajoissa, että yritysten ja yhdistysten nimenkirjoitusoikeudet ovat ajan tasalla. Näin syksyllä tarvittavat valtuutukset saadaan sujuvasti, ja siten varmistetaan palkkatietoilmoitusten saaminen ajallaan tulorekisteriin heti tammikuusta 2019 alkaen.

Tulorekisteriin voi toimittaa palkkatiedot joko sähköisesti teknistä rajapintaa pitkin tai tulorekisterin tarjoaman sähköisen asiointipalvelun kautta. Verkkolaskutuksen käyttöönotolla koko prosessista saadaan automaattinen, joten se on suositeltavaa.

Automaattinen tietojen ilmoittaminen teknisen rajapinnan kautta on helpoin tapa, ja vähentää manuaalista työtä huomattavasti. Rajapinta edellyttää varmenteen hankkimista 1.11.2018 alkaen. Palvelua avattaessa sovitaan rajapinnan käytöstä, ja rajapinnan onnistuneen käyttöönoton jälkeen tietojen ilmoittajan ei enää tarvitse erikseen kirjautua palveluun ja tunnistautua.

Tulorekisterin sähköiseen asiointipalveluun puolestaan kirjaudutaan jokaisella asiointikerralla erikseen sisään Suomi.fi-tunnistuksella. Yrityksen nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö voi valtuuttaa tilitoimiston ilmoittamaan tiedot puolestaan tulorekisteriin. Syksystä 2018 alkaen valtuutuksen voi tehdä Suomi.fi-valtuutuspalvelussa.

Valmistaudu hyvissä ajoin

Tammikuu 2019 on palkanlaskijoille kiireinen kuukausi, kun tulorekisteri otetaan käyttöön. Käyttöönotto vie aluksi aikaa ja saattaa tuntua vaikealtakin. Sen ohella tammikuun loppuun mennessä tulee tehdä palkkojen vuosi-ilmoitukset vuonna 2018 maksetuista palkoista eläkeyhtiöön, Verohallintoon, TVR:lle ja tapaturmavakuutusyhtiöön. Onkin erittäin tärkeää, että tulorekisterin myötä palkkatiedot saadaan ajallaan tilitoimistoon, sillä kuukauden töiden aikatauluttaminen korostuu, kun ilmoittaminen reaaliaikaistuu.

Ennakoinnilla voidaan välttää suurimmat ruuhkahuiput. Käyttöönottoon täytyy vain varata riittävästi aikaa ja resursseja. Uusiin toimintatapoihin siirtyminen vaatii aina kärsivällisyyttä ja opettelua, mutta uusi toimintamalli keventää lopulta varmasti niin tilitoimistojen kuin yritystenkin hallinnollista työtaakkaa.

Kaikki käytännöt eivät ole vielä selvillä, mutta niistä tiedotetaan lisää syksyn 2018 aikana. Kun on itse aktiivinen, hakee tietoa ja kyselee omalta palkanlaskijaltaan tietoja tulorekisterihankkeesta, on huomattavasti helpompaa pysyä ajan tasalla, ja siirtyminen uuteen toimintamalliin sujuu mutkattomammin. Lisätietoja löytyy Verohallinnon tulorekisteri.fi sivulta.

Keskeistä sanastoa tulorekisteriin liittyen

Katre = Kansallinen tulorekisteri
Tulorekisteri = Tulorekisteri on kansallinen sähköinen tietokanta. Se sisältää kattavat palkka-, eläke- ja etuustiedot yksilötasolla.
Tulorekisteriviranomainen = Verohallinnon yksikkö, joka vastaa tulorekisterin toiminnasta
Tulonsaaja = Tulonsaajia ovat kaikki palkan-, eläkkeen tai etuuksien saajat
Tiedon tuottaja = Kaikki yritykset ja muut toimijat, joilla on palkka-, eläke- tai etuustietojen ilmoitusvelvollisuuksia Suomeen jollekin tulorekisterissä olevalle tiedon käyttäjälle
Tiedon käyttäjä = Ensimmäisessä vaiheessa 1.1.2019 lähtien tiedon käyttäjiä ovat Verohallinto, Kela, Työttömyysvakuutusrahasto (TVR) sekä työeläkelaitokset ja ETK. Toisessa vaiheessa 1.1.2020 lähtien tiedon käyttäjiä ovat lisäksi mm. Tilastokeskus, Koulutusrahasto, vahinkovakuuttajat, työttömyyskassat, kunnat ja työsuojeluviranomainen.

LÄHDE: Tulorekisteri